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Organiza un congreso de éxito en 10 pasos

Organiza un congreso de éxito en 10 pasos

 Si alguna vez has tenido que organizar un congreso sabrás que no es una tarea fácil. Para que un congreso salga a la perfección hay que tener en cuenta muchos detalles, y sobre todo, es fundamental ser exhaustivo con la coordinación.

Desde hace años, los eventos corporativos parecen haber superado la crisis, incrementando en más de un 10% su demanda. Por ello, actualmente se vive un momento de recuperación y también de transformación, lo que supone un gran reto para los organizadores. Las fórmulas y propuestas del pasado se han quedado obsoletas y el sector se ha renovado con demandas cada vez más innovadoras y afrontando retos más exigentes en los que la tecnología tiene un papel protagonista.

Aun así, hay algo que no ha cambiado, y es que dentro de los eventos corporativos, el congreso continúa siendo la estrella. Por eso, a continuación proponemos 10 pasos a seguir si el objetivo es organizar un congreso de éxito:

 

  1. La fecha es esencial. Es importante que a la hora de fijarla se haga con un calendario delante y se tenga en cuenta los festivos nacionales y locales, los partidos de fútbol, otros eventos del sector… El congreso no debe coincidir con otro evento relevante.

 

  1. El presupuesto y los patrocinadores. Antes de empezar a organizar el congreso se debe saber con qué presupuesto se cuenta y a qué se va a destinar: alquileres, alojamientos, desplazamientos… También hay que buscar una serie de patrocinadores. Estos sufragan determinados gastos del congreso y generan sinergias entre empresas de intereses comunes.

 

  1. El lugar. Este tercer paso es fundamental porque de él dependerán muchas otras cuestiones. A la hora de la elección se deben valorar las instalaciones, la ubicación, la disponibilidad, el aparcamiento, el transporte público, el equipo audiovisual… entre otras. El lugar marca el tipo de actividades y servicios extra que se pueden ofrecer, por eso cada vez más, es habitual encontrar espacios innovadores y alternativos que sorprendan al asistente.

 

  1. Los objetivos. Por qué se va a hacer y para qué. Esas dos preguntas son las que hay que hacerse antes de comenzar a organizar cualquier congreso. Se deben definir unos objetivos claros y reales y, además, consensuarlos con el equipo para seguir todos una misma dirección.

 

  1. La temática. Uno de los objetivos de las personas que acuden a un congreso es intercambiar y adquirir nuevos conocimientos con profesionales de su área. Por eso, elegir una temática atractiva y que genere interés en los asistentes es primordial.

 

  1. El programa. Supone la columna vertebral del congreso y no es tarea fácil planificarlo. Lo ideal es diseñar un programa variado, atractivo y dinámico que no sea pesado y permita la interacción entre los asistentes.

 

  1. Los ponentes. Su selección es fundamental para la calidad y credibilidad del contenido. Deben ser profesionales y referentes en el tema que se va a tratar, esto aumentará el interés por acudir al congreso.

 

  1. La tecnología. Si se sabe hacer un buen uso de ella puede ser una gran aliada. Los avances tecnológicos no solo permiten personalizar cada paso, sino que también facilitan los procesos de organización: inscripciones online, acreditaciones de participantes con aplicaciones de móvil, servicios wifis, retransmisión en streaming, uso de apps para difundir, etc.

 

  1. La estrategia de comunicación. El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de su comunicación. Hay que saber en todo momento qué se va a comunicar y cómo se va a hacer, definiendo cuáles son las mejores herramientas para ello, estableciendo un timming, construyendo una estrategia de difusión, ofreciendo contenidos interesantes, etc. Sin olvidar, la post-comunicación, para agradecer la asistencia y relatar lo más destacado del congreso.

 

  1. Consigue que sea una experiencia única. Y por último, pero no menos importante, conseguir que los asistentes vivan momentos inolvidables. Además de crear un valor diferencial y una conexión emocional que logre grabar los valores de tu marca en todos ellos.

 

Organizar un congreso es un proceso complejo que requiere mucho tiempo, además de creatividad, pro-actividad, eficiencia y una excelente capacidad de coordinación y comunicación. En definitiva, si se quiere lograr tener éxito se debe trabajar duro, dejar con buen sabor de boca a los asistentes y, sobre todo, con ganas de repetir.

 

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