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Los errores más habituales que debes evitar cuando organizas tu evento corporativo

Los errores más habituales que debes evitar cuando organizas tu evento corporativo

 ¿Sabes cuáles son los fallos más comunes que se comenten a la hora de organizar un evento?

Existe una gran diversidad de eventos corporativos que las empresas adaptan a sus necesidades y objetivos. En la actualidad, son una pieza clave del marketing y la comunicación de muchas organizaciones y se han convertido en la herramienta perfecta para mejorar la identidad corporativa, la relación con sus distintos stakeholders y ayudan, en muchos casos, a mejorar las ventas y los resultados.

Este sector es cada vez más competitivo y los eventos son un formato muy utilizados, por ello, analizamos los errores más frecuentes que se cometen a la hora de planificar un evento corporativo:

  • No establecer objetivos. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál es la meta que te has propuesto alcanzar con la realización del evento? Esta es la primera de las cuestiones que hay que fijar, ya que en función de los objetivos se definirá el tipo de evento que mejor se adapta a tus necesidades.
  • No definir un público objetivo. Otro de los aspectos fundamentales es tener claro a quién te quieres dirigir con el evento. Es muy importante definir el target, para así definir la comunicación, siempre teniendo en cuenta sus características y necesidades. De este modo, también contribuirás a la consecución de los objetivos marcados.
  • Una mala elección de fecha. Una vez definidos los dos puntos anteriores, hay que establecer una fecha para celebrar el evento. Es imprescindible tener en cuenta los festivos nacionales, otros eventos del sector, evitar los periodos vacacionales, etc. El día de la semana que escojas también puede influir en el mayor o menor éxito del evento. Los peores días suelen ser los lunes, siendo los más indicados los miércoles, jueves y viernes.
  • No tener en cuenta el presupuesto. Este también es un punto importante ya que en función del presupuesto que tengamos habrá que ajustar las propuestas e ideas para el desarrollo del evento. No olvides que la organización de un evento debe cumplir con unos objetivos ya fijados y que no debes olvidar la relación coste-beneficio del mismo.
  • No escoger el lugar adecuado. Una vez definidas las cuatro cuestiones anteriores llega el momento de decidir dónde tendrá lugar el evento. El espacio tiene que ir acorde a la imagen y los objetivos de la empresa y el evento, recuerda que dicha elección influirá también en el éxito del evento. En este punto hay que tener en cuenta además, aspectos como el número de asistentes, los dispositivos técnicos y audiovisuales, servicio de parking, accesos para personas con movilidad reducida, etc.
  • No solicitar permisos. Pasar por alto esta cuestión puede traer graves consecuencias, por ello, es fundamental que prestes especial atención a todos los permisos y licencias que necesitas solicitar con antelación para el correcto desarrollo del evento.
  • No adecuar el timming. La planificación de los días previos al evento y el día del mismo es imprescindible, este aspecto garantizará el éxito. Caer en la improvisación es un grave error que se comete de manera muy habitual. Esto puede ocasionar numerosos problemas e imprevistos que se podrían evitar elaborando un timming con suficiente antelación y con un retroplanning que detalle cada tarea.
  • No definir una estrategia de comunicación. En la actualidad, este punto es realmente importante, por eso, es más que necesario definir una estrategia de comunicación y difusión del evento. Dicha estrategia ha de implementarse antes, durante y después del evento. Hay que decidir qué herramientas y canales se van a utilizar y además, tener en cuenta que hoy en día, si tu evento no tiene presencia en redes sociales, podemos decir que será inexistente.

Y por último, no olvides una vez finalizado el evento hacer un análisis del mismo. En él puedes comprobar si has alcanzado los objetivos que te habías marcado inicialmente y elaborar un informe con las conclusiones y los aspectos a mejorar de cara a tenerlos en cuenta en la organización de próximos eventos.

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