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La figura del event manager en la organización y producción de eventos

La figura del event manager en la organización y producción de eventos

En los últimos tiempos, son muchas las interpretaciones que han surgido en torno a la figura del event manager, un profesional que va adquiriendo nuevos roles, responsabilidades y habilidades para adaptarse a los cambios del sector. Un paso importante para que estos profesionales adquieran mayor peso en las organizaciones está en pasar de la mera organización logística a la definición de la estrategia del evento.

Habitualmente, la figura del event manager la encontramos dentro de los departamentos de comunicación y marketing de las empresas y el presupuesto que manejan depende también de estos, aunque en muchos casos cuentan ya con un presupuesto dedicado exclusivamente a eventos.

Las funciones que desarrolla el organizador de eventos son la organización y gestión de toda la parte logística, manejo de presupuesto, producción… También se ocupa de la relación con los distintos proveedores y gestión de agencias locales y globales con las que se necesite trabajar en función del tipo de evento a organizar.

Las cualidades que debe tener un event manager son entre otras muchas la creatividad, la visión para los negocios, saber comunicar, dominar la gestión del tiempo, etc.

En la actualidad, además de todo lo anterior, está cobrando gran importancia entre las funciones del event manager la definición de la estrategia del evento. La estrategia es esencial para saber qué se quiere conseguir, cómo se va a lograr y cómo se van a optimizar al máximo los recursos de los que se dispone.

La organización de eventos corporativos tiene una gran influencia y repercusión en el crecimiento de las empresas. De ellos se obtienen múltiples beneficios como mejorar la visibilidad de la marca, promocionar la empresa o generar valor, entre otros. Organizar un evento no es tan fácil como puede parecer, ya que son muchos los aspectos que el event manager debe tener en cuenta y es ahí donde reside la importancia de su figura.

Para definir la estrategia del evento que vamos a organizar hay que tener claros los objetivos del mismo, esto nos ayudará a definir cuestiones posteriores como, por ejemplo, la elección del lugar donde se celebrará. No nos podemos olvidar de las invitaciones (físicas y digitales) ni de las redes sociales. En un mundo en el que todo está conectado, si el evento en cuestión no tiene ninguna mención en redes o una página web que recopile toda la información, podremos decir que prácticamente no existirá para tu audiencia.

Por último, el event manager tiene que ser capaz de crear una experiencia memorable, que aporte valor notable a la marca y que los asistentes sean capaces de recordar. Uno de los mayores retos que tienen en la actualidad estos profesionales es dar visibilidad al valor estratégico que aportan, además de generar más contenido a partir de los eventos, así como dar más duración al impacto, y muy importante, obtener datos, es decir, "cerrar el ciclo".

El plan debe pasar por trabajar más la experiencia del cliente, integrando puntos de contacto online y offline. Aunque las posibilidades del marketing online son cada vez más importantes, el offline sigue siendo fundamental. 

En conclusión, esta profesión es una “herramienta” de comunicación, marketing y branding que une y materializa estas áreas, que a menudo están separadas en las empresas. El event manager debe conseguir que los eventos comiencen a ser considerados una pieza central de la estrategia de comunicación de cualquier empresa, más que una mera experiencia. 

 

 

 

 

 

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